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No início de 2013, a minha empresa de consultoria ambiental estava um caos… decidi contratar uma pessoa com formação na área dos Sistemas de Gestão da Qualidade que pudesse ajudar-me a organizar a empresa com a elaboração de instruções de trabalho, elaboração de documentos-tipo (e.g. relatórios-tipo, cartas formais, etc…) ou seja, para elaborar os procedimentos que auxiliassem na gestão, ao nível administrativo e organizacional da empresa.
Houve berros, houve murros na mesa, houve pessoas a levantar-se e a inclinar-se em frente, com os olhos esbugalhados e a gritar:
– Tu “está” mas é caladinha, minha menina… chegaste agora e, por isso, aqui não mandas nada. Essas tretas que estás a dizer podiam funcionar na indústria onde trabalhaste, mas não funcionam numa empresa de consultoria ambiental!
Nos primeiros três meses, foi muito complicado.
A nova colaboradora enfrentou a mesma situação que eu tinha enfrentado nos últimos anos.
Todos os membros da equipa continuavam a queixar-se que tinham muito trabalho e não olhavam para os novos procedimentos como algo que estava a ser estruturado de forma a facilitar, organizar e descomplicar os processos com que tínhamos de lidar diariamente.
A forma como fazíamos as coisas desde 2009 não funcionava, necessitava de ser completamente alterada, testada e mais tarde afinada e melhorada… sim, melhorada continuamente, algo inconcebível na mente daqueles “galos emproados” que achavam que já sabiam tudo!
A determinada altura sugeri que comprássemos tablets para toda a equipa, como forma de facilitar a organização dos dados recolhidos no terreno. Dessa forma passariam a registar os dados em ficheiros Excel devidamente preparados para esses registos, em vez de apontarem no “caderninho de campo”.
Mas, até esta sugestão foi encarada com muita resistência.
– E quando os tablets ficarem sem bateria, onde registo?
– Mas, durante o dia há muita luz solar e não consigo ver as células no Excel, só vejo o meu reflexo no ecrã do tablet!
O problema podia ser mesmo esse! O reflexo que viam no ecrã do tablet era assustador!
Em menos de 6 meses depois de iniciarmos toda a sistematização de processos, de começarmos a definir instruções de trabalho e de elaborarmos pela primeira vez (4 anos depois da criação da empresa) o plano de trabalhos semanal de cada colaborador, apresentámos os primeiros resultados e conclusões numa reunião:
– De acordo com o plano de trabalhos, e face aos projetos que temos em curso, concluímos que temos dois colaboradores a mais aqui na empresa. Assim, dois elementos da equipa terão que ser dispensados.
Se queres conhecer um pouco mais desta fase louca da minha vida, assiste à conversa que gravei com a Cristiana Pacheco…
Este artigo é um excerto do livro “a Ave Rara… de empregado frustrado a criador do seu próprio emprego!” e integra a série de episódios “Trabalhar 4 horas/dia“.
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