Olá […],

A gestão do tempo foi algo que demorei bastantes anos a conseguir melhorar!

É um processo de reformulação do nosso modelo de funcionamento, não só na forma como trabalhamos, mas também como seres humanos.

Estamos programados para nos distrairmos facilmente e para baralharmos as tarefas umas com as outras, para interrompermos o que estamos a fazer porque nos lembrámos de algo que também temos de fazer, etc… demorei vários anos a reprogramar o meu cérebro para fazer as coisas de uma forma que inicialmente me parecia contraintuitiva.

Há dois livros que acredito que vais gostar (para além do meu livro “a Ave Rara II… do caos e das dívidas a um estilo de vida livre!”):

– hábitos atómicos – de James Clear
– eliminate chaos at work – de Laura Leist

Mas ler os livros, não chega… terás de começar a contrariar a tua própria natureza durante vários meses até que a nova forma de fazer as coisas já faça parte do teu estilo diário de agir, de trabalhar, de viver…

Para mim, atualmente, é tão natural fazer as coisas em bloco, de forma sequencial e apenas em 4 horas por dia que teria de fazer um esforço gigante para voltar aos hábitos que tinha há 10 anos.

Define os teus blocos diários e força-te a cumpri-los! Daqui a uns meses já estarás a fazer tudo de forma mais natural e irás sentir maior fluidez na execução das tarefas diárias.

Uma das coisas que alterei foi reduzir o número de tarefas que pretendo cumprir em cada um dos dias… dessa forma tenho muito mais tempo para realizar cada tarefa de forma relaxada… e fico sempre com margem de tempo para o caso de alguma tarefa derrapar no tempo que inicialmente eu tinha previsto.

Assumo cada um dos meus projetos em horizontes temporais mais alargados.

Por exemplo, este ano estarei dedicado a escrever o meu novo livro… mas já defini que estarei a fazê-lo durante o ano inteiro, não coloquei pressão em cima de mim para terminar o livro até julho ou agosto… não necessito dessa pressão e vivo muito mais feliz e relaxado se fizer tudo com horizontes temporais mais alargados.

Além disso, não defino blocos com tempo fixo para execução de tarefas. Defino a tarefa que necessito de executar e estimo (por excesso) o tempo que necessitarei para executar essa tarefa.

Exemplos:

– se durante toda a semana quero estar a escrever até ao meio da tarde, fecho todo o bloco desde o final do almoço até às 16:30.

– se necessito de gravar 2 episódios do podcast “a Ave Rara” numa tarde, fecho um bloco de gravação das 14:30 às 16:25 e outro bloco das 16:30 às 18:25. Durante a gravação de cada uma dessas conversas vou controlando as horas para não derrapar e não deixar ninguém à minha espera.

– se necessito de trabalhar na capa do meu novo livro com o designer Ricardo Matias, fecho a tarde inteira num único bloco.

Percebes a ideia?

Creio que no teu caso, o problema é tentares dividir os teus dias em blocos fixos de 1 ou 2 horas… isso não funciona! Sugiro que passes a assumir que pretendes realizar poucas tarefas por dia e depois feches blocos grandes (com tempo por excesso) para realizares essas tarefas.

Começa pela atribuição de cada tarefa no teu calendário (eu uso a app ASANA) e depois é que decides atribuir o tempo estimado (por excesso) para cada tarefa.

Ao longo das próximas semanas, vais vendo em que tarefas demoras mais e em que tarefas demoras menos tempo.

A título de exemplo, há uns anos eu demorava cerca de 1 hora a resolver os meus emails diariamente, já na fase em que eu estava bastante organizado na gestão dos emails. Mesmo assim, considerei que estava a perder demasiado tempo a gerir emails diariamente. Depois de me excluir de toda a parte operacional da minha empresa de consultoria ambiental, atualmente costumo necessitar apenas de 3 a 10 minutos por dia para gerir/responder a todos os emails.

Há muitas teorias e poucas me encantam… para mim, o que funciona (comigo) é ter poucas tarefas agendadas por dia e depois definir blocos com muito tempo para essas tarefas. Se acabo mais cedo, leio mais um pouco de um livro que esteja a ler ou vou para casa dar beijinhos à minha belíssima esposa!

As tarefas de “sapa” já praticamente não existem na minha vida… ou as deleguei ou as subcontratei externamente. Se há algo que eu não gosto de fazer, faço sempre assim: delego ou subcontrato quem faça por mim.

No caso do marketing, durante o 3º jantar de “Aves Raras” já te tinha dito que deverias começar a testar parcerias com alguns alunos de marketing para ver se alguém se encaixa na tua organização. Eu tenho todo o marketing internamente nas minhas empresas. Parte do marketing sou eu que o faço (porque é uma área que adoro) e outra parte formei a minha colega administrativa para me ajudar… apesar de ela adorar papelada e questões administrativas (que eu detesto), ela adorou ficar com parte do marketing das empresas a cargo dela.

Há tarefas que me parece que estás a insistir fazer tu próprio e que considero que deverás pensar em delegar ou subcontratar muito em breve.

Se eu não tivesse delegado nenhuma das minhas tarefas, não conseguiria ter um fluxo de trabalho diário tão relaxado e produtivo com apenas 4 horas de trabalho.

Pensa nisso… creio que o teu verdadeiro problema é o facto de estares a assumir demasiadas tarefas e não a forma como estás a definir os blocos diários para a execução dessas tarefas. Só quando te libertares do excesso de tarefas é que te deverás preocupar em encontrar o sistema de blocos que funciona melhor para ti.

Primeiro elimina os excessos e depois organiza o que sobra!