Para além das instruções de trabalho relacionadas com todas as tarefas que diziam respeito à componente técnica do negócio, documentámos o passo-a-passo de todas as tarefas administrativas para que as conseguíssemos executar sempre da mesma forma, sem perdermos tempo a tentar recordar como tínhamos feito anteriormente.

Uma das tarefas mais stressantes aqui na empresa, que chegava a tornar-se irritante, era o ato de solicitar uma declaração de não dívida nos sites das Finanças e da Segurança Social.

Sempre que a certidão caducava, e necessitávamos de a renovar, embarcávamos numa jornada de terror para tentarmos perceber como navegar naqueles sites, construídos no início do século, até conseguirmos encontrar o botão “Emitir declaração”.

À data em que estiver a ler este artigo, espero que esses sites já funcionem melhor, mas durante muitos anos foram, de longe, os piores sites que alguma vez visitei.

Lembro-me que a melhor forma de perceber como emitir uma declaração de não dívida era perguntar ao “Dr. Google”:

– Como obter uma certidão de não dívida no site das Finanças?

Relaxámos durante tanto tempo, porque aqueles momentos frustrantes não representavam mais do que um ou dois episódios por ano.

Acreditávamos que não fazia sentido perdermos várias horas a elaborar instruções de trabalho para tarefas que realizávamos tão poucas vezes por ano.

Na realidade, não o fazermos teve um custo enorme a nível pessoal, a nível de produtividade e a nível financeiro. Aquela tarefa parecia que nos surgia sempre nos piores períodos do ano, exatamente na altura em que tínhamos algo urgente para resolver.

Contudo, só nos ocupava mais tempo do que deveria, porque não tínhamos uma instrução de trabalho com a ilustração de todos os menus e passos que deveríamos seguir até encontrar o botão para emitir a respetiva declaração.

Depois de termos decidido criar aquelas instruções de trabalho, renovar as certidões de não dívida passou a ocupar-nos menos de 30 segundos.

Agora penso:

– Como é que tive paciência para fazer aquilo, durante vários anos, sem documentar todos os passos?

Na verdade, não tinha paciência! Sempre que tinha de o fazer, gritava com o computador e fartava-me de dizer palavrões.

À medida que a minha equipa foi elaborando instruções de trabalho, todas as tarefas começaram a fluir mais rapidamente e toda a gente passou a trabalhar de forma mais relaxada durante o dia.

Foi aí que me apercebi que, durante muitos anos, grande parte do meu dia de trabalho fora desperdiçado a tentar recordar qual o processo a seguir para executar esta ou aquela tarefa.

Sem os processos bem documentados, eu nunca teria conseguido sair da corrida do hamster na roda, nem teria conseguido contratar uma equipa que me ajudasse a alavancar o crescimento da empresa.