Tenho recebido vários e-mails de leitores a perguntar como é que deverão definir os preços dos seus serviços para elaborarem uma proposta de orçamento ou de prestação de serviços…

Lembro-me de um caso de alguém que fazia ilustrações, como hobbie, e, por ter mostrado as suas ilustrações a várias pessoas, começou a receber pedidos para prestar esses serviços.

– Que gira! Quanto é que me cobrarás por uma ilustração dos meus 3 gatinhos? – disse-lhe a amiga, ao ver a ilustração de uma cadela no colo da dona.

Eu também tive a mesma dificuldade quando me começaram a pedir para orçamentar os meus serviços… infelizmente, a maior parte de nós não aprendeu a fazer isso na escola nem no seio familiar… e o pior, é que enquanto não sabemos em que deveremos basear o orçamento, somos péssimos a pedir dinheiro pelos nossos serviços.

Aqui fica um excerto de um dos e-mails que recebi:

[…]

… mas surgiu um desafio e lembrei-me de pedir um conselho. Pediram-me para fazer umas ilustrações e surgiu uma dúvida: como faço o meu preço?

Pedro, quero dizer-lhe desde já que sou péssima a pedir dinheiro (até pelo meu trabalho), por isso estou com dificuldades em fazer isso.

Que parâmetros devo ter em conta para cobrar pelo meu trabalho e apresentar um preço?

[…]

A questão está muito bem formulada!

Que parâmetros/variáveis devem ter-se em conta? Será que podemos ter um ficheiro Excel para servir como modelo de base para orçamentar todo o tipo de trabalhos?

A resposta é: felizmente, sim!

Vou demorar algum tempo a explicar os conceitos, e sei que vai começar a pensar em criar um ficheiro em Excel para auxiliar na orçamentação de tudo o que refiro… tenha calma… é muito importante que acompanhe tudo com atenção porque no início e no final deste artigo encontra um link para que possa fazer o download do ficheiro Excel que eu uso para orçamentar os meus trabalhos de consultoria, os meus workshops, etc…

Antes de mais, necessita de perceber várias coisas…

O produto ou serviço que vai orçamentar, já existe no mercado?

Caso já exista, a menos que a sua marca pessoal já esteja bem implementada, o seu “cliente” vai fazer sempre a comparação entre o seu preço e o preço que é habitualmente praticado no mercado.

Por exemplo, quando comecei a prestar serviços de consultoria ambiental, como já tinha trabalhado (como trabalhador independente) para outras empresas de consultoria ambiental, eu sabia qual era o valor por hora, ou o valor por relatório técnico, que era normal ser cobrado ao cliente.

Atualmente, mais de uma década depois de ter criado a empresa, posso dizer-lhe que os nossos preços, em grande parte dos serviços, chegam a ser mais do que o dobro do preço que as outras empresas de consultoria ambiental cobram aos seus clientes.

Porquê?

Porque a reputação e a autoridade que fomos ganhando com os resultados obtidos para os nossos clientes foi crescendo anualmente… e nós optámos por ir aumentando os nossos preços em conformidade com o valor que entregamos aos clientes.

Alguns clientes deixaram de trabalhar connosco por causa dos preços elevados? Sim, deixaram! Mas isso vai acontecer sempre… não tente agradar a toda a gente, com preços baixos porque vai estar a comprometer a sua vida… e garanto-lhe que, quando mais necessitar, os clientes não irão estar lá para ajudar a sair do buraco financeiro em que se meter.

Cada euro que retira no preço, ou apresenta como desconto, é um euro que está a retirar do seu bolso. Não faça isso.

Eu também já cometi esse erro e paguei um preço muito elevado até conseguir sair do buraco financeiro em que me vi metido. E, tal como referi anteriormente, ninguém esteve lá para me ajudar a sair do buraco… exceto os meus advogados… mas esses não contam, porque tive que lhes pagar muito bem para me ajudarem!

Mais variáveis que afetam o preço:

Quantos quilómetros vai ter com deslocações (ida e volta) para o local onde prestará o serviço?

Pesquise, no Google Maps, os quilómetros para se deslocar da sua rua ou cidade até ao local onde se encontra o cliente. Multiplique por 2 para obter os quilómetros de ida e volta.

Terá que pagar alojamento?

Se necessitar de ficar vários dias fora da cidade onde mora, estime o custo médio dos alojamentos na área de destino. Procure preços em sites como o Booking.

Terá que pagar refeições (para si, para uma equipa e/ou para o seu cliente)?

Estime um custo médio por refeição e por pessoa. Multiplique-o pelo número de pessoas, pelo número de dias em que essas refeições deverão ocorrer e volte a multiplicar pelo número de refeições que tiver que pagar em cada dia (e.g. almoço, jantar).

Voltando ao exemplo das ilustrações, quantas horas vai necessitar para criar as ilustrações?

A resposta que recebo mais frequentemente é:

– Ui… não faço ideia! É impossível saber quanto tempo vou demorar!

Tem que estimar um número de horas (nem que seja por excesso) para a realização desse trabalho. E depois, quando começar a fazer o trabalho, tem que se manter dentro desse número de horas.

Posso dizer-lhe que em 2009 e 2010, eu era péssimo a estimar o número de horas que demorava a realizar cada tarefa. Pensava que fazia algo em 15 minutos e demorava 4 ou 5 horas. Pensava que elaborava um relatório em 2 dias e demorava quase 2 semanas.

Está a perceber como isso pode afetar os seus rendimentos e a sua capacidade para fazer, ou não, novos trabalhos sem falhar os prazos que promete aos clientes?

Durante um ano inteiro, apontei a hora de início e a hora em que finalizava cada tarefa, em cada projeto. Foi um trabalho muito chato de fazer diariamente, mas permitiu-me perceber exatamente quanto tempo é que eu demorava, em média, a executar cada projeto, quais eram as tarefas onde eu demorava mais tempo do que tinha orçamentado aos meus clientes, etc… e foi com base nesses tempos de execução que fui afinando as propostas de orçamento seguintes.

O material que necessita para as ilustrações é seu? Já tem esse material todo ou terá que comprar papel, tintas e outros materiais para executar o projeto?

Estes são os custos extra que poderá ter com materiais, subcontratações de alguma tarefa a alguém ou a alguma empresa para plastificar ou criar uma moldura, para a ilustração, etc…

Caso já tenha todos os materiais consigo, deverá considerar uma pequena fração do custo desses materiais nesse item da proposta de orçamento. Não stresse demasiado com o cálculo desse custo… é uma estimativa, não é um valor com rigor para incluir num estudo científico!

Caso tenha que comprar material ou subcontratar alguma tarefa, qual será o custo estimado que terá com isso?

No seguimento do ponto anterior, creio que percebe facilmente o que deverá fazer neste ponto.

Como vai entregar as ilustrações? Em mãos, por transportadora, etc…?

Caso necessite de pagar o transporte das ilustrações, através de uma entidade externa, não se esqueça de contabilizar esse custo.

Necessitará de passar recibo verde, fatura/recibo ou ato isolado à empresa ou pessoa a quem prestar esse serviço?

Com exceção de algumas situações em que um amigo, ou amigo de um amigo, lhe pretende pagar esse trabalho do seu próprio bolso e não necessita de colocar a sua prestação de serviço como uma despesa na empresa, na maior parte das situações necessitará de entregar algum tipo de documento legal após receber o pagamento. Informe-se sobre estes assuntos com um contabilista porque as leis estão sempre a sofrer atualizações.

Deve detalhar todos os valores na proposta de orçamento?

Já vamos falar na forma de entregar a proposta ao cliente, mas por favor, nem pense em detalhar os valores da sua proposta, item por item, ao seu cliente porque vai colocar-se a jeito para discutir o número de quilómetros, os custos das tintas… tudo menos o valor final do orçamento que apresentar.

No passado tive um colega que caiu nesse erro (ridículo). Lembre-se: o cliente não tem que saber como calculou o orçamento final que lhe apresentar.

Não se esqueça também que, legalmente, terá que declarar sempre qualquer tipo de rendimento pelo que, mesmo que o seu amigo, ou amigo de um amigo, não queira fatura ou recibo, as Finanças poderão bater-lhe à porta caso venham a saber que recebeu dinheiro por um produto ou serviço, não o declarou e por isso não pagou os respetivos impostos.

… e deve estar a perguntar:

– Pedro, já realizaste algum tipo de tarefas no passado pelas quais recebeste dinheiro e não entregaste qualquer tipo de fatura/recibo?

Já.

Lembro-me de cortar a sebe à volta da casa de um amigo para ganhar 10€. Ele não necessitava de recibo e por isso eu não declarei esses rendimentos às Finanças. Corro o risco de ser autuado? Sim, corro esse risco… apesar de ser pouco provável que as Finanças venham chatear-me por causa disso, depois de eu já ter pago centenas de milhares de euros em impostos nos últimos anos!

Mas… nunca sabe! Com a morte e com os impostos é melhor não brincarmos porque acabará sempre por chegar a nossa hora de prestar contas!

Voltando ao orçamento…

Depois de contabilizados todos os custos e o tempo que irá despender para prestar o serviço ou produzir o produto que lhe solicitaram, deverá acrescentar uma margem de lucro (comece com um mínimo de 25%) e pronto… terá o valor do orçamento que deverá apresentar ao cliente, ao qual deverá ser acrescentado o IVA à taxa legal em vigor.

A fase seguinte, também de grande importância, é normalmente descurada pela maioria das pessoas e acaba por as prejudicar.

E deve estar a pensar:

– Qual é a fase seguinte? Já calculei o valor a cobrar ao cliente, agora só tenho que lhe enviar esse valor por e-mail ou dizer-lho ao telefone… e rezar para que não ache que é demasiado caro.

Acha que a forma como apresenta o preço ao seu cliente não tem impacto na sensação que ele vai ter quando vir o preço?

Enviar um preço por SMS, dizê-lo ao telefone ou colocá-lo simplesmente no corpo de texto de um e-mail é algo que eu não faço, nem gosto que façam comigo.

Porquê?

Salvo muitas poucas exceções, se me disserem o preço de um serviço, imediatamente, após eu o solicitar ao telefone, fico mal impressionado. Assumo que aquele profissional não tem qualquer tipo de rigor na orçamentação dos seus serviços porque não reserva algum tempo para estimar as horas de trabalho e todas as variáveis que referi neste artigo.

Se trata assim as suas prestações de serviços, com tão pouco rigor, poderei ser surpreendido com uma revisão do orçamento a meio do trabalho… e quase de certeza que vai falhar os prazos de entrega que me prometer!

Se existe um vasto leque de variáveis a considerar, incluindo o prazo de entrega do trabalho, eu (como cliente) não estou à espera que me consiga dizer imediatamente quanto custará a sua prestação de serviços, certo?

Mostre ao seu cliente que existem muitas variáveis que terão de ser consideradas no orçamento e por isso, responda-lhe:

– Deixe-me contabilizar tudo o que é necessário para este trabalho e muito brevemente envio-lhe uma proposta por e-mail.

A sua proposta de orçamento não deverá ser apenas o valor que necessita para realizar um determinado serviço.

A proposta de orçamento deverá mostrar o valor da sua marca e o seu grau de profissionalismo. Por isso, é muito importante apresentar todos os termos da proposta de prestação de serviços, o valor do orçamento, as suas obrigações enquanto prestador de serviços, as obrigações do cliente, a validade da proposta e, no final, um termo de aceitação que o cliente deverá preencher e assinar caso pretenda adjudicar a sua proposta, com base nos termos apresentados.

Esse termo de aceitação, no final da proposta de orçamento/prestação de serviços, servirá como uma espécie de contrato que irá reger a relação e a troca de informações entre si e o seu cliente até que o serviço, ou produto, estejam terminados, entregues e pagos.

Tenho um amigo que constrói sites para empresas e que, durante muitos anos enviou o preço dos sites diretamente no corpo de texto de um e-mail… e o preço era sempre um número redondo: 600 € + IVA.

A primeira vez que ele me enviou o preço para elaborar o site de um dos meus projetos, perguntei-lhe como tinha calculado aquele valor (é verdade, eu sou um cliente muito chato).

Ele respondeu-me algo muito vago que confirmou aquilo que eu pensava: ele tinha atirado um valor para o ar tal como tinha vindo a fazer, ao longo de vários anos, com os restantes clientes.

Como amigo, sugeri-lhe que passasse a dar uma impressão completamente diferente aos seus clientes.

Antes de mais nada, insisti que ele deveria perceber como é que calcula o valor do orçamento de cada trabalho… e esse valor não deve ser apresentado ao cliente de forma arredondada.

Na minha opinião, um valor tão certo e arredondado passa sempre a imagem de falta de rigor. Será que o valor era 547,98€ e ele decidiu arredondar para 600€? Não acredito que tenha feito um arredondamento para baixo!

De facto, vários clientes da minha empresa de consultoria ambiental já me disseram que acham piada aos valores que apresentamos nas nossas propostas de orçamento:

18 264,37 € + IVA

Lembro-me de um cliente perguntar:

– Podem fazer um desconto de 64,37€ só para ficarmos com um valor mais redondo?

Ao que eu respondi:

– Não. Esse é o valor que necessitamos para realizar o trabalho. Nem mais, nem menos… é esse o valor que calculámos quando contabilizámos tudo o que necessitamos para cumprir o que nos pedem.

Que mania que as pessoas têm de procurar os números arredondados!

Faz-me lembrar quando as estações de combustível tinham um operador para colocar o combustível nos veículos… havia um senhor que tentava sempre arredondar o valor que eu iria pagar… e na maior parte das vezes acabava por fazer com que o depósito do meu carro vertesse combustível. Sujava-me o carro, derramava combustível no piso da estação de combustível e ainda por cima obrigava-me a pagar combustível que tinha ido para fora do depósito! Tudo por causa daquela fixação pelos números redondos.

Enquanto ele enchia o depósito de combustível do meu carro, eu insistia:

– Não se preocupe em conseguir para num valor certo, eu vou pagar com cartão multibanco.

E ele chegou e responder-me:

­- Pois… mas assim debita-lhe uma quantia certa na conta bancária.

Ahhh… que medo! Será que ele tentava ter os valores do saldo da conta bancária sempre arredondados? É que todas as taxas e comissões bancárias dificultam a vida a quem vive obcecado com os números arredondados.

Pare com essa fixação dos números arredondados… e pare de enviar orçamentos com números tão redondinhos!

O meu amigo (que referi anteriormente) deixou de apresentar orçamentos com números redondinhos e passou a enviar sempre um ficheiro PDF com todos as condições que referi anteriormente, incluindo o prazo de pagamento.

Depois de passar a apresentar os seus orçamentos dessa forma, ele disse-me que a maior parte das propostas eram aceites.

Fiquei muito feliz por saber e disse-lhe:

– Agora que já consegues transmitir uma imagem de profissionalismo, duplica os preços dos teus próximos trabalhos.

E foi isso que ele fez.

Além disso, recomendei-lhe que melhorasse a forma como exigia os pagamentos aos seus clientes, tal como faço nas minhas propostas de prestação de serviços.

Disse-lhe para passar a incluir nas propostas a seguinte descrição:

Emissão das faturas: 50% com a adjudicação da presente proposta + 50% com a aprovação/validação do trabalho final por parte do cliente.

Enquanto o cliente não pagar a adjudicação do trabalho, não comece a trabalhar, não compre qualquer tipo de material, não subcontrate nenhum tipo de serviço porque se o cliente mudar de ideias, você terá assumido custos que possivelmente não conseguirá anular.

Antes de entregar o trabalho final, o cliente deverá validá-lo ou aprová-lo, pagar os 50% remanescentes e só depois de ter o dinheiro na sua conta bancária é que deve assumir o trabalho como terminado e entregá-lo ao cliente.

No passado, o meu amigo chegou a criar sites para determinados clientes que decidiram não aprovar o trabalho final porque faltavam alguns textos num determinado menu do novo site. Esses textos eram da responsabilidade do cliente, mas o cliente estava sempre a adiar a sua entrega.

Sabe porquê?

Porque o meu amigo era um coração mole e já tinha colocado o site online mesmo sem ter recebido a totalidade do dinheiro que tinha solicitado na proposta de prestação de serviços que o cliente aprovou.

O cliente não lhe pagava porque dizia que o site ainda não estava terminado. O site ainda não estava terminado porque o cliente não enviava os textos que faltavam… e o meu amigo continuava a assumir o custo todo do lado dele… até ao dia em que eu lhe disse:

– Coloca o site offline… faz de conta que o site foi atacado por hackers.

Foi o que ele fez.

O cliente telefonou-lhe, muito irritado, e ele disse:

– Não se preocupe, quando estivermos a terminar o site e a colocar os textos que ainda nos vai enviar, aproveitamos para resolver isso.

Nessa mesma tarde, o cliente enviou os textos que faltavam, o meu amigo enviou um link para o cliente poder ver a versão final do site (sem que o site estivesse novamente online), o cliente pagou os 50% remanescentes e o meu amigo colocou o site novamente online.

Como já deve ter percebido, este mundo está cheio de “espertinhos” que vão tentar aproveitar-se da sua bondade e da sua ingenuidade.

Para minimizar esse risco, sugiro que use a proposta de prestação de serviços, editável em Word, que eu uso na minha empresa. Visite este link.

Utilizando o ficheiro Excel que partilhei consigo no início deste artigo (clique aqui) para orçamentar os seus trabalhos e o ficheiro Word como base para criar uma proposta de prestação de serviços no formato PDF, estará muito mais à frente do que a maioria dos profissionais e isso vai refletir-se na qualidade dos clientes que conseguirá alcançar, nos valores que conseguirá cobrar e na liquidez que vai alcançar na conta bancária.